Teklif hazırlama ekibi rolleri: metrajcı, fiyatçı ve onaylayan kim olmalı?

Mekanik tesisat teklifinde en sağlıklı düzen, metrajı çıkaranın, fiyatlandıranın ve onaylayanın farklı kişiler olmasıdır. Böylece her adım bir öncekini bağımsız gözle görür; metraj hatası fiyat aşamasında, fiyat ve kapsam hatası onay aşamasında yakalanır. Ekip küçükse kişi sayısı değil, "hazırlayan ile onaylayan aynı kişi olmasın" ilkesi korunmalıdır.

Teklif hazırlama ekibinde hangi roller bulunur?

Firmadan firmaya unvanlar değişir, ancak iş akışı çoğunlukla üç ana işlevden oluşur:

• Metraj: Çizim ve şartnameden miktarları çıkarır, metraj cetvelini ve metraj özetini hazırlar.
• Fiyatlandırma: Miktarları birim fiyatlarla eşleştirir, birim fiyatı bulunmayan kalemlerin analizini yapar, keşif özetini oluşturur.
• Onay: Kapsamı, varsayımları, risk payını ve nihai teklif tutarını inceleyip teklifin gönderilmesine karar verir.

Bunların yanında teknik ofis çizim revizyonlarını ve şartname ekini takip eder, satın alma ise tedarikçi tekliflerini sağlar. Bu iki işlev ayrı kişiler olabileceği gibi teklif mühendisinin görev tanımına da girebilir. Kamuya yönelik mevzuattaki sıralama da aynı mantığı yansıtır: ihale dosyasında önce keşfe esas metraj yapılır, birim fiyatı bulunmayan işlerin fiyat analizi düzenlenir, ardından keşif özeti hazırlanır. Bu sıra, mevzuat metninde mekanik tesisat hizmetlerinin evreleri arasında sayılır.

Metraj mühendisinin görevleri nelerdir?

Metraj mühendisi teklifin miktar temelini kurar. Bu temelde bir yanlışlık varsa sonraki her adım o yanlışlığı taşır; nitekim metrajın hatalı yapılması maliyetin hatalı çıkmasına yol açar.

Görevleri genel olarak şunlardır:

• Çizim paftalarını, revizyon durumunu ve şartname ekini kontrol ederek hangi sürümle çalışacağını yazılı olarak kayda geçirmek.
• Sistemleri (sıhhi tesisat, ısıtma, havalandırma ve klima, yangın, otomatik kontrol vb.) ayrı ayrı metraj cetveline işlemek.
• Boru, kanal, vana, izolasyon, askı gibi kalemleri ölçü birimiyle birlikte, hangi pafta ve hangi hesap kuralıyla çıktığı izlenebilir biçimde yazmak.
• Belirsiz yerleri ve varsayımları "soru listesi" olarak toplamak.
• Metraj özetini fiyatlandırmaya, kaynaklarıyla birlikte devretmek.

Metraj yaparken cetvel kullanmak hata ihtimalini azaltır; en ve boyların plandan, yüksekliklerin kesitten alınması gibi temel kurallar tesisat işinde de geçerlidir. Bu konuda İnşaat Mühendisleri Odası'nın ders notları iyi bir hatırlatmadır.

Teklif mühendisi ne iş yapar?

Teklif mühendisi (pratikte "fiyatçı") metrajı paraya ve işçilik süresine çevirir. Ancak asıl işi çarpma yapmak değil, kapsamı ve fiyatın dayanağını doğru kurmaktır.

• Her metraj kalemini doğru birim fiyat pozuyla veya tedarikçi teklifiyle eşleştirmek.
• Birim fiyatı olmayan kalem için malzeme, işçilik, makine ve genel gider kırılımıyla analiz yapmak.
• Fiyat tarihini ve geçerlilik süresini kayda geçirmek; fiyat farkı ve süre koşullarını sözleşme taslağıyla karşılaştırmak.
• Teklif kapsamındaki ve kapsam dışındaki işleri açıkça listelemek.
• Metrajda gördüğü tutarsızlıkları geri bildirmek.

Fiyat dayanağı olarak resmî birim fiyat kitaplarını kullanıyorsanız, Yüksek Fen Kurulu'nun yayımladığı güncel dönem dosyasını kullandığınızı teklif dosyasına yazın. Mekanik birim fiyatlar sekiz ana başlık altında toplanır; fiyatçı kalem eşleştirmesini bu ana başlıklara göre kontrol edebilir.

Teklif onay süreci nasıl işlemeli?

Onay, tek bir imzadan çok kısa bir kontrol listesidir. İki kademe çoğu firma için yeterlidir:

1. Teknik onay: Metraj kapsamı şartnameyle uyumlu mu, sistemlerin tamamı var mı, revizyon doğru mu, varsayımlar yazılı mı?
2. Ticari onay: Fiyat dayanakları güncel mi, risk ve süre payı gerekçeli mi, hariç tutulanlar açık mı, ödeme ve teslim koşulları kabul edilebilir mi?

Büyük ve riskli işlerde üçüncü olarak yönetim kararı eklenir. Onaylayan kişi, teklifi hazırlayan kişi olmamalıdır. Bu, bankacılıkta kullanılan "maker-checker" yaklaşımıyla aynı fikirdir: bir işlemi bir kişi oluşturur, başka bir kişi onaylar. Avrupa Birliği kurumları da benzer biçimde iki kişinin onayını gerektiren "dört göz ilkesini" kalite kontrol aracı olarak tanımlar.

Onaylayanın elinde en az şu belgeler olmalıdır:

• Metraj özeti ve çıkarılan pafta sürümleri,
• Fiyat dayanak listesi ve tarihleri,
• Varsayım, hariç tutulan iş ve soru listesi,
• Önceki tekliflerle ya da benzer işlerle yapılmış kısa bir mantık karşılaştırması.

Rolleri ayırmak hata yakalamayı ve hızı nasıl etkiler?

Hata yakalama tarafında kazanç, her kontrolün farklı bir bakış açısından yapılmasıdır. Metrajı çıkaran kişi kendi cetvelindeki eksiği çoğu zaman görmez; çünkü aynı varsayımla tekrar bakar. Fiyatçı ise kalemleri birim bazında incelediği için "bu boru çapında bu kadar uzunluk beklenmezdi" gibi tutarsızlıkları fark edebilir. Onaylayan da iki aşamanın dışında durup kapsam ve risk sorusu sorar. Ayrı roller bu bağımsızlığı sağlar; görev ayrılığı ilkesi de aynı denge ve denetim mantığına dayanır.

Hız tarafında ise kazanç paralel çalışmadan gelir. Sistemler ayrılmışsa metrajcı bir sistemi bitirip fiyatçıya devredebilir; fiyatçı ilk sistemi fiyatlarken metrajcı sonrakine geçer. Tek kişi her şeyi sırayla yaparsa teslim süresi uzar, ayrıca kişi hastalandığında veya başka işe çekildiğinde teklif durur.

Ancak devir noktaları kötü yönetilirse ayrım yavaşlık yaratır. Devir anında hangi belgenin, hangi biçimde, kime ve ne zaman gideceği önceden belli olmalıdır.

Küçük ekipte bir kişi birden fazla rol üstlenirse ne yapılmalı?

Üç kişilik bir ekibiniz yoksa şu düzenlemeler ilkeyi korur:

• Metraj ve fiyatı aynı kişi yapıyorsa, onayı başka bir mühendis veya teknik ofis sorumlusu yapsın.
• Onaylayan kişi ancak yönetici ise, ona kısa bir ön kontrol listesi hazırlayın; bütün dosyayı baştan incelemesini beklemeyin.
• Her iş için farklı sistem veya farklı kalem grubu seçip rastgele örnekleme ile ikinci kontrol yaptırın.
• Aynı kişi iki rolü üstlenmek zorundaysa, iki adım arasında bir ara verip kontrol listesini yazılı doldurmasını isteyin.

Rol ayrımında en sık yapılan hatalar nelerdir?

• Sorumluluğun belirsizliği: "Kim kontrol etti?" sorusunun cevabı yoksa kontrol yapılmamış demektir.
• Revizyon takibinin kimsede olmaması: Çizim güncellemesi metrajcıya ulaşmaz, fiyatçı eski miktarla çalışır.
• Onayın şekle dönüşmesi: Dosyayı açmadan imzalamak ya da imza için yalnız toplam tutarı görmek.
• Geri bildirim döngüsünün olmaması: Fiyatçının bulduğu metraj hatası kayıt altına alınmaz, aynı hata sonraki tekliflerde tekrarlanır.
• Varsayımların sözlü kalması: Metrajcının "bunu hariç tuttum" bilgisi yazıya geçmez.
• Sözleşme sonrası geri dönüş yokluğu: Kazanılan veya kaybedilen işin gerçekleşen miktarları teklif ekibine dönmez.

Rolleri yazılı bir devir formu ve kısa bir onay listesiyle desteklemek, çoğu zaman yeni kadro almaktan daha hızlı sonuç verir. Başlangıç için son üç teklifinizi inceleyin; hataların hangi adımda ortaya çıktığını not alın ve kontrol listenizi buna göre şekillendirin.

MetaPriceX'te firma kütüphanesi ve fiyat listeleri ekipte ortaktır; üyelere fiyat görme ve çizimden metraj (Pro pakette) yetkileri ayrı ayrı verilir.