Teklif dosyası nasıl hazırlanır? Kapak, icmal ve kalem listesi düzeni

Teklif dosyası, işverenin dosyayı açtığında önce teklif sahibini ve toplam bedeli, sonra bedelin sistemlere dağılımını, en sonda da ayrıntıyı görmesini sağlayacak sırayla hazırlanır: kapak, icmal, kalem listesi. Kapak kimlik ve koşulları, icmal sistem bazlı özeti, kalem listesi ise tek tek metrajı ve birim fiyatı taşır. Üç bölümdeki toplamların birbirini tutması, dosyanın güvenilirliğini belirleyen ilk ölçüttür.

Bu yazı mekanik tesisat taahhüt firmalarının teklif ve teknik ofis ekipleri için hazırlandı. Özel sektör teklifleri için bir düzen önerir; kamu ihalelerinde ise idarenin standart formları esas alınır.

Teklif dosyası hangi sırayla düzenlenir?

İşveren, teknik ofis ve satın alma birimi dosyayı aynı sırayla okumaz. Karar verici ilk sayfalara bakar, teknik ekip kalem listesine iner. Bu yüzden öncelik sırası okuma sırasına göre kurulur.

Önerilen sıra şöyledir:

1. Kapak sayfası
2. İçindekiler ve dosya notu
3. İcmal tablosu
4. Varsayımlar, hariç tutulanlar ve ticari koşullar
5. Sistem sistem kalem listeleri
6. Ekler: çizim listesi, marka-model listesi, varsa alternatif teklifler

Kısa bir teklifte 2. ve 4. maddeler tek sayfada birleşebilir. Ancak kapak, icmal ve kalem listesi sırası değişmemelidir.

Teklif kapak sayfasında neler bulunmalı?

Kapak bir süs sayfası değildir; dosyanın kimlik kartıdır. İşveren bu sayfadan hangi işe, kim tarafından, hangi koşullarla teklif verildiğini anlamalıdır.

Kapakta bulunması gereken bilgiler:

• İşin adı, yeri ve işverenin unvanı
• Teklif sahibinin unvanı ve yetkili iletişim bilgisi
• Teklif tarihi, revizyon numarası ve teklif geçerlilik süresi
• Teklifin hangi çizim ve şartname sürümüne dayandığı
• KDV dahil mi hariç mi olduğu
• Toplam teklif bedeli (rakam ve yazıyla birbirine uygun)
• Teklifi hazırlayan ve onaylayan kişilerin adı, imzası

Kapağa sığmayan her şey sonraki sayfaya ait olur. Kapağı ayrıntıyla doldurmak, işverenin asıl bilgiyi bulmasını zorlaştırır.

Revizyon numarasını yazmak çoğu zaman atlanır. Oysa işverenle yapılan ikinci ve üçüncü tur görüşmelerde hangi dosyanın geçerli olduğu, yalnızca bu numarayla ve tarihle anlaşılır.

İcmal tablosu nedir, nasıl kurulur?

İcmal, kalem listesindeki tutarların sistem ya da iş grubu bazında toplanarak tek sayfada gösterildiği özet tablodur. Okur, binlerce satırı gezmeden bedelin nereye gittiğini buradan görür.

İcmalde tipik satırlar şunlardır: ısıtma, soğutma, havalandırma, sıhhi tesisat, yangın söndürme, doğalgaz, otomasyon ve ortak giderler. Gruplama, ihale dokümanındaki iş kalemi sıralamasına ya da işverenin kendi bütçe yapısına göre yapılmalıdır. İşveren hangi başlıkla bütçe izliyorsa icmal de aynı başlığı kullanmalıdır.

İcmali kurarken şu noktalara dikkat edilir:

• Her satırın karşısında, ilgili kalem listesi sayfasına gönderme bulunur.
• Malzeme ve işçilik ayrı sütunlarda gösterilecekse tüm sistemlerde aynı yöntem uygulanır.
• Genel giderler, kâr ve montaj dışı kalemler (proje, devreye alma, eğitim, şantiye kurulumu) ayrı satır olarak görünür; kalem fiyatlarının içine gizlenmez.
• Alt toplam, KDV ve genel toplam satırları açıkça ayrılır.
• İcmal toplamı, kalem listelerinin toplamından elle yazılmaz; doğrudan bağlantıyla alınır.

İcmalin işlevi bir tutar tablosundan fazlasıdır. İşverenin hangi sistemin pahalı olduğunu görüp fikir sorduğu ilk yer burasıdır. Orada cevaplanamayan bir satır, kalem listesine inmeden güven kaybettirir.

Kalem listesi nasıl yazılmalı?

Kalem listesi dosyanın ayrıntı bölümüdür. Her satır tek başına okunduğunda hangi malzemenin ya da işçiliğin kastedildiği anlaşılmalıdır.

Bir kalem satırında en az şunlar bulunur:

• Sıra ya da poz numarası
• Kısa ve ayırt edici tanım: malzeme, çap ya da kapasite, basınç sınıfı, bağlantı biçimi
• Ölçü birimi (m, adet, kg, takım gibi)
• Miktar
• Birim fiyat
• Tutar (birim fiyat × miktar)

Tanımı yazarken "boru" ya da "vana" gibi genel ifadelerden kaçınılır; çap, malzeme türü, basınç sınıfı ve yalıtım durumu belirtilir. Aynı malzemenin farklı çaplarının ayrı satırlarda yer alması, işverenin ek iş ve eksik iş tartışmalarında net bir zemin sağlar.

Satırları sistem içinde mantıklı bir akışa göre dizmek de önemlidir: ekipmanlar, ana boru hatları, tesisat bağlantıları, armatür ve aksesuarlar, yalıtım, devreye alma. Böylece teknik ofis listeyi çizimle karşılaştırırken yön kaybetmez.

Birim fiyat ve miktar nasıl bağlanır?

Her tutar, birim fiyat ile miktarın çarpımıdır; tutar sütununa sabit sayı yazılmaz. Miktar değişirse toplamın kendiliğinden güncellenmesi, revizyon turlarında en büyük güvencedir. Birim fiyatın neleri kapsadığı (nakliye, fire, işçilik, askı) ayrı bir notla ya da fiyat tarifiyle belirtilir.

Kamu ihalelerinde teklif mektubu ve cetvel için nelere dikkat edilir?

Kamu ihalelerinde dosya düzenini idare belirler. Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliği uyarınca teklif mektupları, yönetmelik ekindeki standart formlar esas alınarak hazırlanır. Teklif mektubunun yazılı olması, ihale dokümanının tamamen okunup kabul edildiğinin belirtilmesi ve teklif edilen bedelin rakam ve yazıyla birbirine uygun yazılması zorunludur.

Birim fiyat teklif cetvelinde aritmetik hata bulunup bulunmadığı incelenir; aritmetik hata tespit edilen isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır. Bu nedenle kamu teklifinde çarpım ve toplam kontrolü, kalite işi değil, doğrudan elenme riskidir. Standart form örneği için Resmî Gazete'de yayımlanmış birim fiyat teklif mektubu formu incelenebilir; form, teklif mektubunun ekinde birim fiyat teklif cetvelinin bulunmasını ve bedelin KDV hariç yazılmasını öngörür.

Geçici teminat da dosyanın parçasıdır. 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu uyarınca teklif edilen bedelin yüzde 3'ünden az olmamak üzere geçici teminat alınır. Teminatın tutarı toplam bedele bağlı olduğu için, son dakikada toplam değişirse teminat da yeniden kontrol edilmelidir.

Kamu dışı işlerde bu kurallar bağlayıcı değildir; ancak teklif mektubu, rakam-yazı uyumu ve cetvel toplamı mantığı özel sektör teklifleri için de iyi bir ölçüdür.

Teslim öncesi kontrol listesi ve sık yapılan hatalar

Dosyayı göndermeden önce şu sorular tek tek yanıtlanmalıdır:

1. Kapaktaki toplam, icmaldeki genel toplamla aynı mı?
2. İcmaldeki her sistem tutarı, ilgili kalem listesi toplamıyla eşleşiyor mu?
3. KDV durumu (dahil ya da hariç) kapakta, icmalde ve ticari koşullarda aynı mı?
4. Revizyon numarası ve tarih her sayfada aynı mı?
5. Teklif geçerlilik süresi ve ödeme koşulları yazılı mı?
6. Hariç tutulan işler (inşaat işleri, elektrik beslemesi, enerji bağlantıları gibi) açıkça sayılmış mı?
7. Dayanak çizim ve şartname sürümü belirtilmiş mi?

Sık görülen hatalar:

• Kapakta bir tutar, icmalde başka bir tutar yazması; çoğunlukla son revizyonda yalnızca bir sayfanın güncellenmesinden kaynaklanır.
• Genel giderin ve kârın kalem fiyatlarına dağıtılması; işveren kalem eklediğinde ya da çıkardığında tutarsızlık doğar.
• Hariç tutulan işlerin yazılmaması; sonradan ek iş tartışması çıkarır.
• Kalem tanımlarının kısa ve belirsiz bırakılması.
• Bir sistemin tamamının icmalde unutulması; kalem listesinde var, icmalde yok.
• Dosyanın düzenlenebilir biçimde gönderilip formüllerin ya da gizli sayfaların kalması.

Son kontrolü, dosyayı hazırlayandan farklı biri yapmalıdır. Hazırlayan kişi kendi dosyasındaki tutarsızlığı çoğu zaman görmez; ikinci göz özellikle icmal-liste eşleşmesinde fark yaratır.

Özet: İşverenin ilk baktığı yer

Teklif dosyasında kapak karar vericiye, icmal bütçe sorumlusuna, kalem listesi teknik ofise hitap eder. Üçünü bu sırayla dizmek ve toplamları birbirine bağlamak, dosyanın hem okunmasını hem de revizyon turlarında yönetilmesini kolaylaştırır. Kamu ihalesinde ise idarenin formu ve aritmetik doğruluk belirleyicidir.

MetaPriceX'te malzeme ve işçilik ayrı sütunlarda, ayrı kâr oranıyla fiyatlandırılır (işçilik fiyatlandırması Pro pakette); teklif TL, USD ve EUR kalemlerle hazırlanabilir.